Alat bantu ini sangat tepat digunakan sebagai alat PENGUMPUL DATA, tetapi tidak cukup memenuhi syarat bila digunakan untuk menganalisa data, karena semua data yang dikumpulkan adalah data fenomena/fakta yang sedang terjadi (berlangsung). Itulah sebabnya dikatakan bahwa Checksheet adalah alat bantu yang digunakan pada saat suatu proses/kegiatan berlangsung. Macam-macam bentuk Checksheet, tetapi yang paling populer digunakan adalah bentuk ”Tally”.
Mengingat bahwa Checksheet digunakan pada saat proses berlangsung, maka hal terpenting yang harus menjadi perhatian adalah BAGAN (kerangka) formulir untuk pengisian data. Hendaknya bagan disiapkan sedemikian rupa, agar pengisian data dapat dilakukan dengan mudah dan cepat, tetapi juga mampu memuat seluruh data yang diperlukan.
0 Comments
The 7 tools telah banyak dikenal luas di kalanganmasyarakat mutu. Hal ini tidak dapat dipungkiri karena memang alat-alat bantu ini berkembang penggunaannya dalam proses kegiatan peningkatan mutu atau pemecahan masalah yang biasa dilakukan dalam konteks gugus kendali mutu (QC Circle) atau Quality Improvement Team, dan lain sebagainya. The 7 tools adalah alat-alat bantu yang bermanfaat untuk memetakan lingkup persoalan, menyusun data dalam diagram-diagram agar lebih mudah untuk dipahami, menelusuri berbagai kemungkinan penyebab persoalan dan memperjelas kenyataan atau fenomena yang otentik dalam suatu persoalan. Kemampuan the 7 tools dalam mengemukakan fakta/fenomena inilah yang menyebabkan para pakar sering menggunakan alat-alat bantu ini dalam setiap proses kegiatan mutu. Meskipun demikian, keberhasilan dalam menggunakan the 7 tools sangat dipengaruhi oleh seberapa baik pengetahuan si pengguna akan alat bantu yang dipakainya. Semakin baik pengetahuan yang dimiliki, akan semakin tepat dalam memilih alat bantu yang akan digunakan. Itulah sebabnya, ada 2 hal pokok yang perlu menjadi pedoman, sebelum menggunakan 7 tools, yaitu : EFEKTIF (tepat) dan EFISIEN (benar). EFEKTIF, maksudnya adalah ketepatan dalam memilih alat bantu yang sesuai dengan karakteristik persoalan yang akan dibahas. EFISIEN, artinya bahwa penggunaan alat bantu tersebut dilakukan dengan “benar”, sehingga persoalan menjadi lebih jelas, mudah dimengerti dan memberikan peluang untuk diperbaiki. Ketujuh alat bantu tersebut adalah checksheet, pareto diagram, histogram, scatter diagram, control chart, grafik dan fishbone diagram. Selanjutnya kita akan membahas alat-alat bantu tersebut satu per satu.
ISO 9000 Series merekomendasikan adopsi pendekatan proses ketika mengembangkan, menerapkan, dan meningkatkan efektivitas suatu sistem manajemen mutu untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memenuhi persyaratan pelanggan. Agar sebuah perusahaan dapat berfungsi dengan efektif, ia harus dapat mengidentifikasi dan mengelola sejumlah kegiatan yang saling berhubungan. Suatu kegiatan yang memakai sumber daya, dan dikelola untuk memungkinkan transformasi masukan menjadi keluaran, dapat dianggap sebagai suatu proses. Seringkali keluaran dari suatu proses membentuk masukan untuk proses berikutnya. Penggunaan suatu sistem proses dalam suatu perusahaan, bersama dengan identifikasi dan interaksi dari proses-proses yang ada, serta manajemennya, dapat dirujukkan sebagai pendekatan proses. Keuntungan dari pendekatan proses adalah kontrol yang terus menerus yang diberikannya terhadap hubungan antara proses individual dalam sistem proses, dan juga terhadap kombinasi dan interaksinya. Untuk menerapkan tindakan perbaikan berkesinambungan SMM ISO 9001:2008, perlu menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut ini: • Bagaimana kita dapat meningkatkan proses? • Apa tindakan korektif dan/atau pencegahan yang diperlukan? • Apakah tindakan korektif dan/atau pencegahan ini telah diterapkan? • Apakah tindakan-tindakan yang diterapkan itu efektif? Klausul 8 persyaratan ISO 9001:2008 menyatakan bahwa perusahaan harus menetapkan rencana-rencana dan menerapkan proses-proses pemantauan, pengukuran dan analisis dalam rangka perbaikan dan peningkatan sistem manajemen mutu secara berkesinambungan untuk menjaga kesesuaian produk dan proses terhadap persyaratan-persyaratan yang ditetapkan, termasuk persyaratan pelanggan dan perundang-undangan yang berlaku. Peningkatan mutu merupakan aktivitas teknik dan manajemen, dengan cara mengukur karakteristik mutu dari produk dan/atau proses, kemudian membandingkan hasil pengukuran itu dengan spesifikasi produk yang diinginkan pelanggan, serta mengambil tindakan peningkatan yang tepat apabila ditemukan ketidaksesuaian di antara kinerja standar dan aktual. Dengan cara ini, peningkatan mutu merupakan kegiatan berkesinambungan. ISO 9001:2008 merekomendasikan perusahaan untuk menerapkan aspek-aspek peningkatan proses dengan menggunakan data mutu yang dikumpulkan dan diinterpretasikan dengan menggunakan alat-alat analisis, termasuk teknik-teknik statistik. Berdasarkan uraian diatas, kita dapat mendefinisikan peningkatan mutu sebagai metode pengumpulan dan analisis data mutu serta menentukan dan menginterpretasikan pengukuran-pengukuran yang menjelaskan tentang proses dalam suatu sistem perusahaan dalam rangka meningkatkan mutu produk guna memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan (quality is what customer need = mutu adalah apa yang dibutuhkan/diharapkan pelanggan). Metode yang dikenal dengan Pahami (”Understand”) – Katakan (”State”) – Evaluasi (”Evaluate”) – Rencanakan (”Plan”) – Lakukan (”Do”) – Periksa (”Check”) – Tindaki (”Action”) atau USE-PDCA dapat diterapkan pada semua proses. USE-PDCA dapat secara singkat digambarkan sebagai berikut.
- U, Understand improvement needs, memahami kebutuhan perbaikan dan peningkatan berkesinambungan. Identifikasi masalah berdasarkan data yang ada. Umumnya digunakan alat-alat mutu yang dikenal sebagai ”the 7 tools”, seperti: diagram Pareto, check sheet, grafik, dll. - S, State the problem(s), menyatakan masalah yang ada. Pernyataan masalah harus SMART (Specific = Spesifik, bukan bersifat umum; Measurable = Dapat diukur; Achievable = Dapat dicapai, Result-Oriented = Berorientasi pada pencapaian hasil; Timely = Tepat waktu, berbatas waktu). Suatu pernyataan masalah karenanya harus dapat menjawab pertanyaan 5W-2H (What = apa; Where = dimana terjadinya; When = kapan terjadinya; Who = siapa yang bertanggung jawab; Why = mengapa hal itu terjadi; How = bagaimana hal itu terjadi; How Much = berapa biaya yang muncul akibat terjadinya masalah tersebut). - E, Evaluate the root cause(s), mengevaluasi akar penyebab masalah. Akar penyebab masalah dapat dievaluasi dengan menggunakan diagram tulang ikan (diagram fishbone atau Ishikawa) atau bisa juga dengan teknik bertanya mengapa beberapa kali (diagram Why-Why) serta menggunakan teknik sumbang saran (brainstorming). - P, Plan the solution, rencanakan solusi masalah. Tetapkan sasaran dan proses yang diperlukan untuk menyajikan hasil sesuai dengan kebutuhan pelanggan dan kebijaksanaan perusahaan. Rencana perbaikan atau peningkatan umumnya dituangkan dalam bentuk ”Action Plan” atau rencana tindakan. - D, Do the solution(s), lakukan rencana solusi yang sudah ditetapkan dalam rencana tindakan. - C, Check the result, periksa hasil penerapan solusi. Pemantauan dan pengukuran proses dan produk terhadap kebijakan, sasaran dan persyaratan bagi produk dan melaporkan hasilnya. Media pemantauan yang dipersyaratkan ISO 9001:2008 adalah rapat tinjauan manajemen (management review, klausul 5.6 – RTM), audit mutu internal (internal audit, klausul 8.2.2 – AMI), laporan tidak memenuhi syarat (control of nonconforming product, klausul 8.3 – LTMS) dan tindakan korektif-pencegahan (corrective action, klausul 8.5.2 dan preventive action, klausul 8.5.3 – TKP). - A, Act to standardize the solution, tetapkan solusi yang telah tepat sasaran menjadi standar operasi. Hasil-hasil yang memuaskan dari tindakan solusi yang direncanakan dalam rencana tindakan selanjutnya distandarkan dengan cara: mendokumentasikan bila belum didokumentasikan; mengubah dokumen jika hasil dari tindakan solusi mengubah standar, spesifikasi, kriteria atau metode yang berjalan selama ini; mengeliminasi dokumen jika hasil tindakan solusi mengakibatkan hilangnya suatu proses atau prosedur. Tata-cara standardisasi dokumen biasanya diuraikan dalam prosedur pengendalian dokumen (control of documents, klausul 4.2.3). Keberhasilan penggunaan USE-PDCA ini ditunjukkan melalui berkurang atau bahkan hilangnya penyebab masalah itu, yang kemudian akan muncul penyebab-penyebab masalah lain dalam besaran lebih sedikit dari sebelumnya. Siklus USE-PDCA untuk perbaikan dan peningkatan berkesinambungan diperlihatkan dalam gambar 1. Umumnya, upaya perbaikan berkesinambungan menggunakan pendekatan USE-PDCA dilakukan di tiap unit kerja oleh sebuah tim mutu yang disebut gugus kendali mutu (QCC, Quality Control Circle), dimana evaluasi dan pelaporan mulai dari unit kerja hingga masuk dalam rapat tinjauan manajemen berkala melalui laporan pencapaian sasaran mutu tiap bagian/departemen terkait. Akan tetapi, media pemantauan bisa saja dari hasil-hasil audit mutu internal dan/atau laporan tidak memenuhi syarat yang diadakan secara berkala dan terencana dalam perusahaan. Sumber: MIN Consulting ---------------------------- Ingin berlangganan artikel-artikel mengenai manajemen mutu? Silahkan daftar di situs MIN Consulting ::: Pendahuluan Meskipun prosedur terdokumentasi menempati tier 2 dalam struktur dokumentasi SMM ISO 9001:2008, namun bagi perusahaan yang baru memulai penerapan SMM, direkomendasikan untuk terlebih dahulu menyusun suatu prosedur operasi standar yang mengatur pengendalian dokumen sebelum pembuatan manual mutunya (tier 1) dilakukan. Hal ini dikarenakan prosedur pengendalian dokumen merupakan panduan utama bagi perusahaan dalam menyusun dan mengembangkan dokumentasi SMM. Prosedur pengendalian dokumen, sebagaimana dijelaskan dalam ISO 9001:2008 klausul 4.2.3, mengatur tatacara perusahaan untuk: a) menyetujui kecukupan dokumen sebelum diterbitkan, b) meninjau dokumen dan memutakhirkannya apabila diperlukan serta kemudian menyetujui ulang dokumen, c) memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dari dokumen diidentifikasikan, d) memastikan bahwa versi terkini dari dokumen yang berlaku tersedia di tempat penggunaannya, e) memastikan bahwa dokumen selalu dapat dibaca dan mudah diidentifikasikan, f) memastikan bahwa dokumen eksternal diidentifikasikan dan distribusinya dikendalikan, dan g) mencegah penggunaan dokumen yang telah kadaluarsa secara tidak disengaja dan memberikan identifikasi yang sesuai pada dokumen tersebut, apabila akan disimpan untuk maksud tertentu. Selanjutnya, dikenal juga suatu bentuk dokumen khusus yang berisikan bukti-bukti objektif bahwa suatu proses atau kegiatan telah dilaksanakan. Dokumen ini disebut rekaman atau catatan (record). Sebagaimana halnya dengan dokumen, menurut persyaratan ISO 9001:2008 klausul 4.2.4, rekaman juga harus ditetapkan dan dipelihara untuk memberikan bukti kesesuaian pada persyaratan dan efektivitas pelaksanaan dari SMM. Secara fisik, rekaman haruslah tetap dapat dibaca, mudah diidentifikasi dan diambil kembali jika dibutuhkan. Pengendalian rekaman juga merupakan salah satu prosedur yang harus dimiliki oleh perusahaan yang menerapkan SMM ISO 9001:2008.Prosedur pengendalian rekaman haruslah terdokumentasi untuk mengatur tatacara identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan kembali, masa simpan, dan pemusnahan dari rekaman. Format prosedur dapat dalam bentuk teks, diagram alir, tabel, gabungan diantaranya, atau dengan metode lain yang tepat sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Sedangkan informasi yang diberikan dalam prosedur sebaiknya meliputi aspek-aspek: (1) Judul, (2) Tujuan, (3) Ruang lingkup, (4) Tanggung jawab dan wewenang, (5) Uraian kegiatan, (6) Rekaman, (7) Lampiran. ::: Langkah-langkah membuat prosedur pengendalian dokumen Dengan memperhatikan persyaratan ISO 9001:2008 klausul 4.2.3 dan aspek-aspek yang telah disebutkan di atas, prosedur pengendalian dokumen umumnya akan berisi hal-hal sebagai berikut: Tujuan Tujuan prosedur pengendalian dokumen adalah untuk mengatur tata cara pengendalian dokumen agar sesuai dengan persyaratan sistem manajemen mutu. Ruang Lingkup Prosedur pengendalian dokumen umumnya hanya berlaku secara internal di perusahaan dengan cakupan: (1) pengendalian dokumen internal yang meliputi kegiatan penyusunan, pengesahan, pengidentifikasian, penerbitan, penggandaan, pendistribusian, pemeliharaan, penarikan, perubahan atau revisi, dan pemusnahan dokumen; dan (2) pengendalian dokumen eksternal yang meliputi pengidentifikasian, pemeliharaan dan pendistribusian dokumen. Referensi Referensi-referensi yang digunakan dapat dicantumkan di bagian ini. Definisi Bagian ini menguraikan keterangan penggunaan singkatan, istilah dan definisi yang digunakan dalam prosedur untuk menghindari kerancuan pengertian demi memperjelas uraian prosedur. Misalnya definisi mengenai dokumen internal, dokumen eksternal, tingkatan perubahan (amandemen/revisi), dan lain-lain. Prosedur & Tanggung jawab Tanggung jawab dan wewenang personel yang terkait dengan pengendalian dokumen, misalnya sebagai berikut: - Pimpinan perusahaan bertanggungjawab atas pengesahan dokumen internal dan pemusnahan dokumen; - Para Manajer/Kepala Bagian/Kepala Divisi bertanggung jawab atas kesesuaian dan kebenaran isi dokumen serta penetapan pengajuan perubahan dokumen; - Para Supervisor bertanggung jawab atas materi usulan pembuatan dan/atau pengubahan dokumen; - Kepala Bagian Tata Usaha bertanggung jawab atas pelaksanaan pemusnahan dokumen; - Wakil Manajemen bertanggung jawab atas pemeriksaan dan penilaian dokumen, pengidentifikasian, pemeriksaan dan penyimpanan dokumen; Uraian prosedur pengendalian dokumen biasanya berisi rincian tugas yang harus dilaksanakan dan personel terkait yang harus bertanggung jawab terhadap penerapan pengendalian dokumen, yaitu sebagai berikut: - Daftar dokumen yang dikendalikan, berisi daftar dokumen yang dikendalikan melalui prosedur ini. - Penyusunan dokumen, berisi pedoman dan metode penyusunan dokumen-dokumen dalam daftar yang dikendalikan. Umumnya berisi hal-hal menyangkut identitas dokumen, pengesahan dokumen, rekaman perubahan dokumen dan daftar isi. - Penomoran dokumen, berisi uraian mengenai bagaimana dokumen tersebut diidentifikasikan. - Pengesahan dokumen, berisi pengesahan oleh personil dan/atau fungsinya dalam perusahaan terhadap dokumen-dokumen dalam daftar dokumen yang dikendalikan. - Distribusi dokumen, berisi uraian mengenai cara menerbitkan dan mendistribusikannya ke fungsi dan/atau personil terkait. - Perubahan dokumen, berisi uraian mengenai cara melakukan perubahan dokumen berikut persetujuan dan pendistribusiannya. - Pemusnahan dokumen, berisi uraian mengenai cara bagaimana dokumen tersebut dimusnahkan. Rekaman Rekaman yang dihasilkan dari pelaksanaan pengendalian dokumen misalnya: daftar induk dokumen, bukti penerimaan salinan dokumen, bukti penarikan dokumen, amandemen, berita acara pemusnahan dokumen, dan lain-lain. Lampiran Lampiran dari prosedur pengendalian dokumen misalnya bagan alir prosedur dan formulir-formulir terkait. ::: Langkah-langkah membuat prosedur pengendalian rekaman
Prosedur pengendalian rekaman memiliki aspek-aspek yang sama dengan prosedur pengendalian dokumen di atas. Perbedaan terletak pada aspek ruang lingkup dan pada aspek prosedur dan tanggung jawab. Hal ini diuraikan sebagai berikut: Ruang Lingkup Ruang lingkup prosedur pengendalian rekaman adalah pengendalian identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan kembali, masa simpan, dan pemusnahan dari rekaman. Prosedur & Tanggung jawab Biasanya masing-masing departemen/bagian/divisi mengendalikan rekaman yang terkait dengan kegiatannya sesuai dengan tanggung jawab dan wewenangnya. Pengendalian yang dilakukan oleh masing-masing departemen/bagian/divisi mencakup pengidentifikasian, penyimpanan, perlindungan, dan pengambilan kembali. Sedangkan pembuatan Daftar Induk Rekaman (Master List Records), penetapan masa simpan rekaman dan pelaksanaan pemusnahan rekaman biasanya dilakukan oleh divisi/bagian/departemen yang terkait dengan administrasi atau ketatausahaan atau boleh juga dilakukan langsung oleh Wakil Manajemen Mutu (WMM). Sesuai dengan lingkupnya, uraian prosedur pengendalian rekaman biasanya berisi rincian tugas yang harus dilaksanakan dan personel terkait yang harus bertanggung jawab terhadap penerapan pengendalian rekaman, yaitu sebagai berikut: - Pengidentifikasian rekaman. Kadang-kadang jenis-jenis rekaman diidentifikasikan pada masing-masing SOP. - Penggunaan Daftar Induk Rekaman yang menguraikan dimana saja rekaman disimpan, divisi/bagian/departemen yang bertanggung jawab, dan masa simpan rekaman. - Bentuk rekaman dan media penyimpanan, termasuk tatacara mem-backup rekaman dalam bentuk elektronik, bila dibutuhkan. - Pengambilan, pendisposisian, dan penggandaan rekaman secara internal dan terbatas. Hal ini perlu diatur dalam prosedur karena pada umumnya seluruh rekaman bersifat rahasia. - Pemusnahan rekaman yang berisi uraian mengenai tatacara penarikan rekaman yang telah habis masa simpannya dan bagaimana cara memusnahkannya. Sumber: MIN Consulting ---------------------------- Ingin berlangganan artikel-artikel mengenai manajemen mutu? Silahkan daftar di situs MIN Consulting Halo member, saya baru saja upload file mengenai catatan perubahan ISO 9000 dari versi 2000 ke versi 2005 yang disajikan dalam file PDF. Silahkan download dari halaman "Download" - "Standards & Guidelines" atau klik disini.
Dokumentasi SMM dapat diatur baik mengikuti proses-proses perusahaan maupun mengikuti struktur standar mutu yang berlaku, ataupun gabungan keduanya. Struktur dokumentasi SMM perusahaan dapat diuraikan dalam hirarki. Struktur ini dibuat untuk memudahkan distribusi, pemeliharaan dan pemahaman dokumentasi tersebut. Pengembangan hirarki tersebut tergantung pada kondisi dan budaya perusahaan. Pada umumnya hirarki dokumentasi dalam SMM seperti ditunjukkan pada pada gambar 1 berikut: CATATAN 1 Hirarki boleh disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan organisasi
CATATAN 2 Formulir dapat diterapkan pada seluruh tier pada hirarki di atas Tier 1. Manual mutu Seperti dijelaskan di atas, manual mutu merupakan rumusan umum mengenai SMM perusahaan yang berisi kebijakan-kebijakan, sasaran umum perusahaan dan tanggung jawab berkaitan dengan penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008. Menurut klausul 4.2.2 ISO 9001:2008, manual mutu harus mencakup : * lingkup sistem manajemen mutu, termasuk rincian dan alasan apabila melakukan pengecualian terhadap klausul 7 ISO 9001:2008 (Realisasi Produk); * prosedur-prosedur terdokumentasi yang ditetapkan untuk penerapan sistem manajemen mutu, atau pernyataan untuk mengacu kepada prosedur tersebut, dan * gambaran dari interaksi antara proses-proses sistem manajemen mutu. Informasi-informasi, seperti bisnis utama (core business), uraian ringkas latar belakang, dan sejarah perusahaan, biasanya ditambahkan dalam manual mutu. Tier 2. Prosedur operasi standar Sesuai dengan hirarki di atas, prosedur merupakan penjabaran dari manual mutu dalam menerapkan SMM. Prosedur atau biasa disebut sebagai prosedur operasi standar (standard operating procedure, SOP) adalah suatu set instruksi yang memiliki kekuatan sebagai suatu petunjuk atau direktif. Hal ini mencakup hal-hal dari operasi yang memiliki tata cara pelaksanaan yang telah baku atau terstandardisasi, tanpa kehilangan efektivitasnya. Proses yang terstandarisasi dengan baik akan memberikan jaminan terhadap kesesuaian mutu produk yang akan dihasilkan. Seperti dijelaskan di atas, SOP mendeskripsikan Bagaimana, Dimana dan Kapan aktivitas – aktivitas yang terkait dengan proses penjaminan mutu dilaksanakan, serta siapa yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan aktivitas tersebut. Tier 3. Instruksi Kerja dan Formulir Setelah proses dan sistem didefinisikan, berikutnya perlu dijabarkan bagaimana proses atau sistem tersebut dilakukan. Pada kelompok ini, bisa disebutkan beberapa metode penjabaran proses, sistem dan prosedur seperti: * Instruksi kerja adalah dokumen yang berisi uraian atau urutan kegiatan untuk melaksanakan satu proses/fungsi/kegiatan saja yang bisa dinyatakan dalam gambar, diagram, bagan alir atau pernyataan terstruktur * Formulir adalah dokumen yang digunakan untuk merekam data, dimana data ini nantinya merupakan bukti-bukti dari hasil suatu kegiatan dalam satu proses, sehingga formulir yang telah terisi data akan menjadi rekaman mutu atau Tier 4 Tier 4. Rekaman Rekaman merupakan bentuk pemdokumentasian terhadap bukti-bukti objektif penerapan sistem dan prosedur. Sebagaimana dokumen yang lain, rekaman harus dipelihara dan dikendalikan oleh perusahaan. Biasanya, rekaman didokumentasikan dalam formulir-formulir, label dan lembar kerja lainnya. Kecukupannya didasarkan pada dokumentasi yang tertuang dalam tier 3, seperti instruksi kerja dan formulir. Sumber: MIN Consulting ---------------------------- Ingin berlangganan artikel-artikel mengenai manajemen mutu? Silahkan daftar di situs MIN Consulting ISO 9001:2000 (sekarang versi 2008) telah mengurangi persyaratan dokumentasi dibandingkan dalam versi sebelumnya. Ini berarti perusahaan menjadi lebih fleksibel dalam menetapkan dan mendokumentasikan sistem manajemen mutunya. Hal ini memungkinkan setiap perusahaan mengembangkan jumlah minimum dari dokumentasi yang dibutuhkan untuk menunjukkan efektivitas perencanaan, pengoperasian dan pengendalian proses-prosesnya. Perlu ditekankan lagi, bahwa ISO 9001:2008 mensyaratkan sistem manajemen mutu yang terdokumentasi, BUKAN SISTEM DOKUMENTASI. Cakupan dokumentasi sistem manajemen mutu (SMM) ISO 9001:2008 termaktub dalam Klausul 4.2.1. Klausul ini menerangkan bahwa dokumentasi sistem manajemen mutu harus mencakup: - pernyataan terdokumentasi dari kebijakan mutu dan sasaran mutu; - manual mutu; - prosedur terdokumentasi yang disyaratkan oleh Standar Internasional ini; - dokumen yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk memastikan efektivitas perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian dari proses-proses tersebut; dan - rekaman mutu yang dipersyaratkan oleh Standar Internasional ini (lihat 4.2.4) Dari keterangan di atas dapat dipastikan bahwa apabila standar-standar secara spesifik membutuhkan suatu ”prosedur terdokumentasi”, maka prosedur itu harus DITETAPKAN, DIDOKUMENTASIKAN, DITERAPKAN dan DIPELIHARA. Klausul ini juga menekankan bahwa pengembangan dokumentasi BOLEH BERBEDA antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya dikarenakan alasan-alasan berikut: - ukuran perusahaan dan jenis kegiatan; - kompleksitas proses dan interaksinya; dan - kompetensi personelnya. Semua dokumen dan rekaman, sebagai bagian dari SMM ISO 9000, harus dikendalikan sesuai dengan klausul 4.2.3 dan 4.2.4 dimana dokumen dan/atau rekaman mutu tersebut bisa saja disimpan dalam bentuk kertas, electronic data dalam komputer, foto-foto, dan lain-lain. Sumber: MIN Consulting ---------------------------- Ingin berlangganan artikel-artikel mengenai manajemen mutu? Silahkan daftar di situs MIN Consulting Salah satu langkah penting dalam proses awal penerapan sistem manajemen, seperti: sistem manajemen mutu ISO 9000, sistem manajemen lingkungan ISO 14000 dan lain sebagainya, adalah membandingkan sistem manajemen yang sedang berjalan dengan persyaratan sistem manajemen standarnya, apakah sistem yang ada telah memenuhi persyaratan-persyaratan dalam standar tersebut. Langkah ini biasa disebut dengan “Gap Analysis.” Organisasi harus melakukan perencanaan dan pelaksanaan kegiatan gap analysis ini sebelum memulai penerapan sistem manajemen yang dimaksud pada organisasi.
Sumber: MIN Consulting ---------------------------- Ingin berlangganan artikel-artikel mengenai manajemen mutu? Silahkan daftar di situs MIN Consulting Pemetaan proses bisnis mengacu pada aktivitas-aktivitas yang terlibat dalam menggambarkan apa-apa saja yang dilakukan suatu entitas bisnis, siapa saja yang bertanggung jawab, terhadap standar apa suatu proses seharusnya dilengkapi dan bagaimana keberhasilan dari tiap proses bisnis dapat ditentukan. Sekali ini selesai dilakukan, maka tidak akan ada ketidakpastian seperti yang dipersyaratkan oleh setiap proses bisnis internal. Langkah awal dalam mengendalikan organisasi adalah mengetahui dan memahami secara tepat proses-proses dasar (Deming, 1982; Juran, 1988; Taylor, 1911). Metode awal untuk dokumentasi aliran proses, bagan alir proses, diperkenalkan oleh Frank Gilbreth dihadapan para anggota ASME pada tahun 1921 melalui paparannya yang berjudul “Process Charts—First Steps in Finding the One Best Way”. Awal tahun 1930-an, seorang insinyur teknik industri, Allan H. Mogensen memulai kelas pelatihan mengenai penggunaan perangkat-perangkat rekayasa industri, seperti bagan alir proses, kepada para pebisnis di New York. Seseorang lulusan tahun 1944 dari kelas pelatihan tersebut, Art Spinanger, menerapkan perangkat-perangkat tersebut pada Procter and Gamble dimana dia mengembangkan DMCP (Deliberate Methods Change Program). Lulusan tahun 1944 lainnya, Ben S. Graham, Direktur Formcraft Engineering pada Standard Register Corporation, menyesuaiakan bagan alir proses untuk pemrosesan informasi dan dokumen. Pada tahun 1947, ASME mengadopsi sekumpulan simbol yang diturunkan dari konsep kerja Gilbreth sebagai standar ASME Standard untuk bagan alir proses. Dengan pemetaan, kita bisa mendapatkan gambaran dari aliran proses-proses, dimana gambaran tersebut memudahkan kita melihat keterkaitan antara masukan dan keluaran dengan proses-proses lainnya. Dengan menghubungkan seluruh peta proses tersebut, kita dapat memverifikasi setiap aliran proses secara tepat dan akurat dalam kaitannya dengan sistem keseluruhan. Hal ini juga akan memudahkan proses audit. Jadi dengan memetakan proses, kita akan memperoleh hal-hal berikut: - Memahami proses dan/atau sistem yang sedang berlangsung beserta tahapan-tahapan kuncinya, - Membandingkan proses dan/atau sistem yang ideal dengan aktualnya, - Meningkatkan peluang-peluang meningkatkan kinerja proses, dan - Mendokumentasikan proses-proses. Pemetaan proses biasanya menggunakan bagan alir (flow chart). Ada 2 (dua) tipe bagan alir:
- Bagan Alir Prosedur – digunakan untuk memetakan aliran data atau dokumen, dan - Bagan Alir Proses – digunakan untuk memetakan urutan dan interaksi langkah dan aktivitas kerja yang berkaitan. Simbol-simbol dasar yang digunakan dapat dilihat pada gambar 1. Sumber: MIN Consulting ---------------------------- Ingin berlangganan artikel-artikel mengenai manajemen mutu? Silahkan daftar di situs MIN Consulting Secara umum didefinisikan, suatu proses menggunakan masukan untuk menghasilkan keluaran. Atau lebih tepat dikatakan, suatu proses merupakan satu kumpulan aktivitas terintegrasi yang memanfaatkan sumber-sumber daya untuk mentransformasikan masukan menjadi keluaran. Suatu sistem ada apabila seperangkat proses saling terhubung melalui hubungan masukan-keluaran. Proses-proses saling terhubung karena keluaran dari satu proses menjadi masukan bagi proses lainnya. Sebagai akibatnya, proses-proses terikat sedemikian rupa karena hubungan masukan-keluaran tersebut. Dan karena keluaran dari satu proses menjadi masukan bagi proses lainnya, masukan dan keluaran merupakan hal yang sama.
Sumber: MIN Consulting ---------------------------- Ingin berlangganan artikel-artikel mengenai manajemen mutu? Silahkan daftar di situs MIN Consulting |
Categories
All
Archives
November 2015
Ikuti pelatihan online produktivitas untuk lingkup bisnis, pribadi dan rumah tangga
Your organization need assisting in improving productivity and profitability at low cost? come to us
You need a discussion forum of management system such as QMS ISO 9000, TQM, lean mfg., EMS ISO 14000, OHSAS 18000, ISO/TS 16949, six sigma, BSC, and so on? join with us for free.
|